Design organizzativo: riflessioni sulla complessità

Vivere con la complessità è un libro dello psicologo e ingegnere statunitense Donald A. Norman, edito in Italia da Pearson nel 2001. Il testo affronta il tema della complessità e del ruolo che il design organizzativo svolge nei suoi confronti.

L’universo, il mondo, la vita sono dimensioni complesse di per sé – dice l’autore. Per questo, la presenza della complessità nelle cose e nella quotidianità di tutte le persone è necessaria e inevitabile, non può non essere. Il compito del design e di qualsiasi attività di progettazione è quello di dominare la complessità. Lo scopo è che un oggetto complesso non sia anche complicato, ma diventi comprensibile anche se impossibilitato ad essere semplice.

Si prenda ad esempio l’immagine dei due contenitori in copertina. Dove si trova il sale e dove il pepe? Sta al designer il compito di progettare ciascun contenitore in modo che l’utente sia sicuro di avere in mano il sale piuttosto che il pepe. Per farlo, deve utilizzare dei simboli, come il numero di fori o le scritte sulle etichette.

La scena di Room (Lenny Abrahamson, 2015), in cui per la prima volta il piccolo Jack si scontra con il mondo esterno dopo cinque anni di reclusione, ben rende conto della complessità in cui, come esseri umani, viviamo immersi.

 

C’è, in tutto questo, un aspetto poco apparente. Tuttavia, la deformazione professionale da psicologo del lavoro e delle organizzazioni consente di coglierlo. Si tratta della risposta alla domanda: cosa significa “organizzare”?

Il capitalismo è un sistema complesso. I mercati globalizzati, gli scambi commerciali, i processi di produzione di beni e di erogazione dei servizi, lo sono altrettanto. Le aspettative e i bisogni di lavoratori e consumatori sono sempre più elevati e differenziati. Le aziende e le imprese, sono complesse di conseguenza: molteplici ruoli, diverse posizioni, vari lavori, numerosi dipartimenti, produzione, vendita, marketing, ricerca e sviluppo, amministrazione, risorse umane.

Può un’azienda sopravvivere senza la complessità? Evidentemente, no. “Diminuire il numero dei pulsanti o dei display non è la soluzione”, scrive Norman. Ma le aziende funzionano perché sono organizzate, poiché sono organizzazioni. “La soluzione sta nel progettare il sistema totale in modo da far incastrare perfettamente tutti i pezzi”, aggiunge. Dunque, il design organizzativo si rivela come una parte fondamentale della vita di un’impresa.

Il design organizzativo si definisce come l’insieme di attività pianificate attraverso cui le strutture e i processi all’interno di un’organizzazione vengono selezionati e gestiti, cosicché l’organizzazione possa controllare le operazioni necessarie a raggiungere i propri obiettivi.

È uno strumento che, mediante l’analisi dei fattori in gioco, conferisce all’organizzazione una governance, mission e vision, una strategia e una struttura atte a contrastare le forze dell’entropia negativa.

Chi siamo? Cosa facciamo? Perché esistiamo? Per chi lo facciamo? Come lo facciamo? Chi vogliamo diventare? Dove vogliamo andare? Sono tutte domande dell’organizzazione a cui il design organizzativo consente di rispondere.

Scegliere una disposizione formale dei lavori che consista in una dipartimentalizzazione di tipo gerarchico, piuttosto che gerarchico-funzionale, a matrice o divisionale; e divisionale per area geografica, piuttosto che per prodotto o per cliente. Stabilire, all’interno della catena di comando, quali sono i livelli più alti dell’organizzazione da cui parte la linea di autorità e quali sono quelli più bassi a cui essa arriva, ovvero chi riporta a chi. Identificare dove e quanto il potere decisionale sia concentrato all’interno dell’organizzazione.

Sono tutte questioni che il design organizzativo permette di risolvere, per fronteggiare la legge della fisica che dice che tutte le forme di organizzazione consumando energia tendono verso uno stato di disorganizzazione.

Le organizzazioni necessitano di progettare. A titolo esemplificativo, si pensi al reclutamento del personale, e all’importanza di mettere a punto una job analysis, un elenco delle mansioni previste dalla posizione offerta (job description) e delle caratteristiche individuali che il candidato ideale dovrebbe possedere (person specification). Ancora, si prenda la formazione professionale, e la pianificazione delle strategie di insegnamento e di sviluppo delle competenze finalizzate all’apprendimento dei suoi destinatari. Tutti accorgimenti volti alla gestione preventiva ed efficace di un dato di fatto, quale è l’estrema variabilità umana.

Il design organizzativo permette all’azienda di affrontare le contingenze, gestire le diversità, acquisire vantaggio competitivo, promuovere l’efficienza, la velocità e l’innovazione. Senza di esso, stando agli studi, l’organizzazione va incontro al proprio declino, a causa di cali di prestazione, trasferimenti in altre aziende da parte dei dipendentimigliori, difficoltà a reperire le risorse. La crisi derivante da uno scarso design organizzativo risulta, in definitiva, nel fallimento dell’impresa.

Così, “organizzare” significa fondamentalmente “gestire una complessità”.

Diminuire la quantità di elementi aziendali non è la soluzione. La soluzione sta nel progettare il sistema organizzativo incastrando gli elementi in modo funzionale al business. Nel fornire linee guida ai dipendenti per evitare che si disorientino. Nel riportare, in gergo tecnico, il grado di specializzazione a un livello ottimale di integrazione.

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Profilo Autore

Davide Giusino
Dottore magistrale in Psicologia delle Organizzazioni e dei Servizi, e titolare del Master on Work, Organizational and Personnel Psychology (WOP-P), interessato soprattutto alla ricerca scientifica in psicologia e alle sue applicazioni nel mondo del lavoro, delle organizzazioni e delle risorse umane.

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